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25 Juillet 2010 | Ecoles spécialisées | Après la Licence

Comment fonctionne sage?

tebao

7 points

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Salut, je te recommande la lecture de ce document : http://questions.digischool.fr/Ecoles-specialisees-qr/Comment-fonctionne-sage-38032.html sur questions.digischool.fr.
Comment fonctionne sage?
logiciel de comptabilité

Les réponses à la question Comment fonctionne sage?

2

07 Août 14h32

Réponse assez détailler pour certaine rubrique et suffisant pour connaitre l'ABC du programme. Il faut aussi reconnaitre qu'on y apprend même de petites astuces.
fbayala

fbayala

6 jetons

26 Juillet 17h38

Support Résumé de Formation Comptabilité 100 et 100 Pack Plus Windows SOMMAIRE □ INTRODUCTION □ CONVENTION D’ECRITURE □ CREATION D’UN DOSSIER COMPTABLE □ PARAMETRAGE DU MENU « A PROPOS… »  Onglet Identification / Initialisation  Onglet Contacts / Paramètres  Onglet Ajustement lettrage  Onglet Communication / Bouton Fiscal / Options □ CONFIGURATION SYSTEME ET PARTAGE □ AUTORISATIONS D’ACCES □ MENU STRUCTURE  Plan Comptable / Analytique / Reporting / Tiers  Taux de taxe / Journaux / Banques / Modèles □ TRAITEMENTS  Saisie par pièces  Journaux de saisie / Saisie classique  Saisie analytique / Utilisation des modèles de saisie  Impression du brouillard  Clôture des journaux / Saisie par lot  Interrogation tiers et lettrage  Rapprochement bancaire manuel / Recherche d’écritures  Fin d’exercice / Suppression du premier exercice □ EDITIONS  Généralités / Option plus de critères  Export vers Etats Financiers / Journaux  Grand livre des comptes  Grand livre des tiers  Balance des comptes  Balance des tiers □ EXPORTATIONS SUR EXCEL 3 4 6 8 9 10 11 13 15 16 20 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 31 33 34 36 38 40 41 43 45 INTRODUCTION Sage Comptabilité 100 est un progiciel destiné à la réalisation de toutes les opérations comptables : • Création d’un plan comptable, • Gestion de la comptabilité générale, • Gestion de la comptabilité tiers, • Gestion de la comptabilité analytique, • Gestion du reporting, • Gestion budgétaire, • Gestion des devises, • Règlements des tiers, relances clients et relevés tiers, • Rapprochement bancaire, • Transfert de données vers d’autres logiciels et communication client/expert comptable, • Recherche d'écritures, • Gestion d'écritures d'abonnement, • Édition des états comptables, • Déclaration de TVA. Il appartient à la famille des programmes de gestion de Sage Ligne 100 avec la Gestion commerciale, la Paie, les Immobilisations, les Moyens de paiements et le logiciel de communication bancaire Telbac. Les programmes sont déclinés en plusieurs versions : 100, 100 Pack et 100 Pack +. L’utilisation du programme sous-entend que le maniement de Windows n’a pas de secrets pour vous. Si ce n’est pas le cas, il convient de parfaire votre connaissance du système que vous utilisez avant de poursuivre car nous ne décrirons pas toutes les manipulations nécessaires pour ouvrir, fermer, déplacer les fenêtres, utiliser les menus, cliquer sur les cases et les boutons et toutes les opérations de Microsoft Windows. Vous pourrez donc échanger, sans aucun problème, après une simple reconnaissance du système ayant servi à formater le support magnétique, les données saisies sous l’un ou l’autre des systèmes d’exploitation. Dans le cas où l’utilisateur possède simultanément la comptabilité et la gestion commerciale, il peut lier étroitement le fichier comptable et le fichier commercial dont certaines informations seront directement utilisées par la gestion et éviteront toute conversion lors des transferts comptables en fin de périodes. La même gestion peut être adoptée avec les logiciels de gestion, d’immobilisations et de moyens de paiements. CONVENTIONS D’ECRITURE Les conventions d’écriture de l’aide sont les suivantes : • Les mots et caractères que vous devez taper sur le clavier sont indiqués en caractères de machine à écrire Courier. • Les touches à utiliser sont mentionnées en majuscules : ECHAP. • Lorsqu’il faut presser simultanément deux touches, elles sont indiquées de la façon suivante : MAJ + TAB. • Veuillez noter que la touche MAJ dont il est question ici n’est pas la touche VER. MAJ., mais l’une des touches permettant d’obtenir des majuscules temporairement (elles sont gravées d’une large flèche vers le haut). • Lorsqu’il faut presser successivement des touches, elles sont mentionnées : ALT, F, N. • "Valider" signifie presser la touche ENTRÉE car cette dernière sert à valider une fonction, c’est-à-dire à la lancer. • La touche effacement ou retour arrière est représentée par RET. ARR.. • La touche ECHAP sert essentiellement à refermer les fenêtres sans valider les éventuelles modifications apportées et correspond au bouton Annuler. • Dans le texte, les noms des menus, des menus hiérarchiques, des commandes, des fenêtres, des onglets, des volets et des boutons sont inscrits en caractères gras, exemple : Fiche principale. • Les désignations des zones des fenêtres sont précisées en caractères gras et italiques. Exemple : la zone à liste déroulante Périodicité. • Les choix que l’on peut faire dans les listes sont mentionnés en caractères gras. Exemple : sélectionnez Tous. • La hiérarchie des menus, commandes, volets, sous volets, encadrés et zones sera marquée par des séparateurs ayant la forme de barres obliques. Ainsi, quand le texte de l’aide fera référence à une fonction particulière ou à une de ses subdivisions, nous la mentionnerons en indiquant le chemin pour y parvenir. Exemple Il nous paraît plus concis de dire « le code journal sélectionné ici sera reporté dans la zone Traitement / Mise à jour de la comptabilité / Code journal » au lieu de « le code journal sélectionné ici sera reporté dans la zone Code Journal de la commande Mise à jour de la comptabilité du menu Traitement ». • Chaque titre concernant la description d’une commande est suivi du chemin pour parvenir à cette commande : Menu / Menu hiérarchique (s’il y a lieu) / Commande. • Les dates doivent toujours être saisies (sauf instruction contraire spécifique à un programme) sous la forme numérique JJMMAA sans séparateur. Les zones de dates s’accompagnent d’un calendrier dont le « Manuel de la gamme » vous montre le fonctionnement. • Les fichiers et les dossiers (ou répertoires) sont mentionnés en lettres majuscules. Exemple : le fichier C_BIJOU.MAE. Si vous recherchez des explications sur une fonction particulière, nous vous conseillons de consulter le sommaire de l’aide. Les remarques sont indiquées avec, dans la marge, une petite main pointant du doigt. Ce sont des informations annexes à la fonction actuellement décrite. Ces remarques sont souvent de grande importance, ne les négligez pas. Les points importants sur lesquels nous attirons tout spécialement votre attention sont présentés comme ceci. Exemple Chaque fois que cela nous semblait nécessaire à la compréhension du rôle ou du maniement d’une commande, nous avons complété sa description avec des exemples. Ces exemples sont présentés précédés du titre exemple. Voir Cette mention dans la marge indique à quelle fonction, quelle autre partie du programme ou vous devez vous référer pour un complément d’information. Version Dans le cas où des disparités existeraient entre les versions du programme, cette mention dans la marge le rappelle. MENU FICHIER Ce menu permet de : • créer, ouvrir, fermer un fichier comptable ou de cycles, • enregistrer, modifier, consulter la fiche de l’entreprise ainsi que toutes les options de l’entreprise, • lire les informations sur l’entreprise, • consulter la configuration système et les partages de fichiers, • autoriser ou interdire l’accès de certaines commandes à certains utilisateurs, • importer et exporter des données, • lancer les communications entre client et expert comptable, • avoir accès à la commande de mise en page, • enregistrer le format d’impression des différents documents et états de la comptabilité, • lancer l'impression des documents dont l'impression a été différée, • quitter le programme. CREATION D’UN DOSSIER COMPTABLE Avec Assistant Fichier/Nouveau Cette commande permet de créer un nouveau fichier de la comptabilité. Elle n’est accessible que si aucun fichier n’est ouvert. Cliquer sur le bouton Nouveau fichier de la barre d’outils Standard a le même effet que d’activer la commande Fichier / Nouveau. Equivalent clavier : CTRL + N ou ALT + F puis N. Si le Mode assistant est activé, la première fenêtre de l'Assistant de création d'un nouveau fichier va apparaître. Dans le cas contraire, c'est la boîte de dialogue Créer le fichier comptable qui s'ouvre. Voir Pour plus d'information sur l'utilisation de cette commande reportez-vous à la boîte de dialogue Créer le fichier comptable. Voir Reportez-vous à la commande Fenêtre / Mode assistant pour activer ou désactiver le mode assistant. Sans Assistant Les descriptions qui suivent concernent l'utilisation manuelle de la commande Fichier / Nouveau, c'est-à-dire lorsque la commande Fenêtre / Mode assistant est désactivée. Le programme propose tout d’abord d’enregistrer le nom et l’emplacement de stockage du nouveau fichier comptable. Voir Reportez-vous au manuel de Microsoft Windows pour l’utilisation d’une telle boîte de dialogue. Le programme propose l’enregistrement du nouveau fichier dans le dossier d’installation du programme : il apparaît dans la zone Enregistrez sous. 1. Nom Indiquez le nom du fichier comptable à créer. Le nom du fichier comptable doit se terminer par l'extension .MAE. Celle-ci est automatiquement ajoutée au nom que vous donnez au fichier lors de sa création. Il n’est donc pas nécessaire de la saisir. 2. Capacité en Ko Par défaut, la taille d’un nouveau fichier est fixée à 1000 Ko, ce qui ne permet que la saisie des informations de base (options, journaux, quelques comptes). Nous vous conseillons de fixer la taille du fichier à 2000 Ko. Exemple Pour 10000 lignes, prévoir environ 15000 Ko. Ne prévoyez cependant pas trop grand car les fichiers utiliseraient une place inutile sur le disque dur. En fonction de la place disponible dans les fichiers, le programme procède de manière automatique à l’agrandissement des fichiers de travail. Chaque agrandissement s’effectue par tranche de 100 Ko. Les opérations d’agrandissement peuvent vous retarder dans vos travaux. Pour optimiser les temps de saisie, nous vous conseillons de donner à vos fichiers une taille suffisante. Veillez également à ce que le disque dur ait suffisamment d’espace libre pour que l’agrandissement puisse s’opérer. La commande Fichier / Lire les informations vous renseigne sur l’état de remplissage des fichiers (zones Taille et Dispo). La taille minimale d’un fichier comptable est de 200 Ko. La taille maximale est de 2 Go (Giga octets), soit 2 000 Mo ou 2 000 000 Ko. La création du fichier est lancée lorsque vous cliquez sur Enregistrer ou par validation. La commande Fichier / Lire les informations vous renseigne sur l’état de remplissage des fichiers (zones Taille et Dispo). Lorsque le nom du fichier sélectionné existe déjà, un double message de confirmation d'écrasement du fichier est affiché. 3. Exercice Comptable et Longueur des Comptes Le programme propose ensuite la fenêtre Création de l’exercice. Date début / Date fin d’exercice Enregistrez les dates limites de l'exercice comptable. Si les dates proposées ne conviennent pas, vous pouvez placer le curseur sur ces zones afin d'indiquer les dates souhaitées. La saisie doit être réalisée sous la forme JJMMAA (sans séparateurs). Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable "à cheval" sur deux années civiles. Le programme effectue un contrôle sur la validité des dates. Si vous saisissez une date de début postérieure à la date de fin, un message vous en prévient : « Un exercice comptable est limité à 36 mois » Les dates de l’exercice pourront être modifiées par la commande Fichier / A propos de.... Longueur d’un compte Ces zones permettent de définir la longueur des comptes utilisés en saisie. Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 à 13 caractères. Exemple Si la longueur choisie est 5, tous les comptes seront saisis sur 5 caractères. Pour que le programme accepte des longueurs de comptes différentes renseignez la zone par 0 (zéro). La longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractères numériques à 13 alphanumériques. La longueur des comptes est dite « flottante ». Après la création du premier compte, ces longueurs ne seront plus modifiables. Il ne sera pas non plus possible de revenir d’une longueur flottante à une longueur fixe. Il est conseillé de laisser la longueur des comptes flottante si vous souhaitez récupérer le plan comptable du fichier comptable livré avec le programme. Cliquez sur OK pour valider la création de l’exercice. Pour abandonner le traitement, cliquez sur Annuler. Dans ce cas, le programme ne crée ni l’exercice, ni le fichier comptable. La fiche d’identification de l’entreprise apparaît alors. Voir La fiche d’identification de l’entreprise est présentée pour la commande A propos de du même menu. Elle apparaît après définition des paramètres généraux. PARAMETRAGE DU MENU « A Propos … » Cette commande permet de consulter et modifier les paramètres de la société. Cliquer sur le bouton A propos du fichier de la barre d’outils Standard a le même effet que d’activer la commande Fichier / A propos de.... Les paramètres d’une société sont enregistrés sur huit volets accessibles par des onglets. Le nom de cette commande est complété par celui du fichier comptable ouvert. Cette fenêtre apparaît automatiquement après la création d’un nouveau fichier (sauf lorsque ce dernier est créé à partir de la commande Structure / Fusion…). Pour imprimer le contenu de la fiche société ainsi que les Options du fichier, utilisez la commande Rechercher de la barre d’outils Navigation et choisissez Dossier entreprise ou Options dossier dans le menu local Fichier. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer. Le volet Identification regroupe les coordonnées de la société. Le volet Initialisation permet : • de déterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilité, ainsi que la devise d’équivalence, • de modifier les dates de l’exercice comptable et la longueur des comptes, • d’enregistrer le format des montants et des quantités, • de paramétrer le mode de gestion des budgets (par compte général ou section analytique), et l’adaptation du programme aux contraintes de la norme EDI. Le volet Contacts regroupe les coordonnées des différents contacts. Le volet Paramètres vous permet : • de gérer les numéros de pièce, • de définir le journal des à-nouveaux et les comptes concernés, • de déterminer quels sont les registres gérés par la société, • d’adapter le programme à vos habitudes de travail ainsi qu’à votre activité (utilisation des registres, saisie cabinet comptable ...). Le volet Préférences vous permet de choisir toutes les options de gestion qui concernent la saisie, l’import / export, les éditions ... de votre dossier. Le volet Ajustement lettrage permet d’enregistrer les paramètres de génération d’écritures d’équilibrage en cas d’écart de règlement, d’écart de change ou d’écart d’arrondi de conversion. Le volet Fiscal contient toutes les informations relatives aux déclarations de taxes. Le volet Communication permet l’enregistrement des données nécessaires à l’utilisation de la commande Fichier / Communication. Le volet Options regroupe les informations générales qu’il est indispensable de renseigner avant toute utilisation du programme de comptabilité. Voir Nous vous rappelons que toutes les informations concernant la saisie, l’utilisation des fenêtres et des boutons, la barre d’outils Navigation, la commande Rechercher et bien d’autres commandes d’usage général sont regroupées dans le « Manuel de la gamme ». La partie supérieure de la fenêtre présente une rangée d’onglets. Ces onglets donnent accès aux différents volets dont se compose la fiche de la société. 1. Onglet Identification Permet de revenir au volet Identification lorsqu’on consulte un autre volet de la fiche. Les différentes zones dont se compose ce volet ont les rôles suivants. Raison sociale Zone de 35 caractères (maximum) permettant l'enregistrement de la raison sociale de la société. Cette information est obligatoire. Activité Zone de 35 caractères (maximum) destinée à préciser l'activité de la société. Adresse complète Enregistrez l'adresse complète de la société sur les zones Adresse (35 caractères maximum), Complément (35 caractères maximum), Code postal (9 caractères maximum), Bureau distributeur - Ville (35 caractères maximum), Code région - Région (9 caractères maximum) et Pays (35 caractères maximum). Commentaire Zone libre de 69 caractères (maximum) destinée à la saisie d’informations diverses. N° de SIRET / Code NAF (APE) Enregistrez le numéro de Siret et le code NAF (APE) de la société, respectivement sur 14 et 5 caractères. La zone N° de SIRET n’admet pas les espaces entre les caractères. Lorsque le code pays correspond à celui de la France, un contrôle permet de valider le format du N° de SIRET. Un message d’alerte apparaît et demande la confirmation de la saisie. N° d'identifiant Zone de 25 caractères alphanumériques (maximum) pour l’enregistrement du numéro d’identification CEE de la société. Télécommunication L'encadré Télécommunication est composée de quatre éléments : Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum), Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum), E-mail (69 caractères alphanumériques maximum) et Site (69 caractères alphanumériques maximum). Les boutons en regard des zones E-mail et Site permettent respectivement d’envoyer un message à l’adresse indiquée et de se connecter au site mentionné. 2. Onglet Initialisation Permet d’accéder au volet Initialisation. Ce volet permet d’enregistrer les informations générales concernant la gestion des devises de tenue de comptabilité ainsi que leurs formats. Le volet Initialisation permet : • de déterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilité, ainsi que la devise d’équivalence, • de modifier les dates de l’exercice comptable et la longueur des comptes, • d’enregistrer le format des montants et des quantités, • de paramétrer le mode de gestion des budgets (par compte général ou section analytique), et l’adaptation du programme aux contraintes de la norme EDI. Les boutons et onglets du haut de la fenêtre ont été décrits dans le volet Identification. 3. Onglet Contacts Permet d’accéder au volet Contacts. Ce volet permet d’enregistrer des informations générales concernant la gestion des contacts. Les contacts déjà définis sont présentés dans une liste spécifiant : nom, fonction, numéros de téléphone fixe et portable ainsi que télécopie de chacun. Les zones à renseigner sont les suivantes. Nom Zone de 35 caractères maximum permettant l’enregistrement du nom du contact. Prénom Zone de 35 caractères maximum permettant l’enregistrement du prénom du contact. Service Zone à liste déroulante reprenant les noms des contacts définis dans A propos de … / Options / Service des contacts. Fonction Zone de 35 caractères maximum permettant l’enregistrement de la fonction du contact. Télécommunication La zone est composée de cinq éléments : Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum), Portable (21 caractères alphanumériques maximum), Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum) et E-mail (69 caractères alphanumériques maximum). Le bouton en regard de la zone E-mail permet d’envoyer un message à l’adresse indiquée. 4. Onglet Paramètres L’onglet Saisie vous permet : • de gérer les numéros de pièces, • de définir le journal des à-nouveaux et les comptes concernés, • de déterminer les registres gérés par la société, • d’adapter le programme à vos habitudes de travail ainsi qu’à votre activité (délai client maximum, validation en saisie, saisie cabinet comptable ...), • de définir le mode de gestion de la TVA sur encaissements. Protection de la zone N° pièce Cette case à cocher permet d’interdire la saisie et la modification des N° pièce quel que soit le journal. Numérotation continue pour le fichier Cette case à cocher n’est accessible que si la zone N° pièce est cochée. Elle permet d’avoir une numérotation unique et continue pour l’ensemble des journaux. Le journal des à-nouveaux est toujours exclu de cette numérotation. Lorsque la case est cochée, au niveau du menu Structure / Codes journaux : Tous les journaux ont l’option de numérotation Continue pour le fichier, non modifiable ; Le journal des à-nouveaux a, par défaut, l’option Continu pour le journal. Il a donc une numérotation à part de la numérotation générale. Journal des à-nouveaux Renseignez dans cette zone le code du journal des à-nouveaux. Cette information permet : de proposer automatiquement ce journal, lors de la génération des à-nouveaux en fin et en début d’exercice, • d’attribuer aux écritures saisies sur ce journal, lors de la création d’un nouveau dossier comptable ou lors d’ajustements effectués, le type « à-nouveau manuel ». Les écritures générées par la commande Nouvel exercice conservent le statut « à-nouveau » quel que soit le journal sélectionné : journal d’à-nouveaux défini ou autre journal de type général. Type d’écriture Le type des écritures passées sur ce journal sera au choix : • Normal : ce type correspond aux écritures de gestion quotidienne (achat, vente...). • A-nouveau : ce type correspond aux écritures d’à-nouveaux saisies directement par l’utilisateur dans le journal. Lors de la saisie ou de la modification d’éléments comptables dans ce journal des à-nouveaux, les écritures peuvent avoir le statut « à-nouveau » et être gérées comme telles dans les éditions du Grand-livre et de la Balance. Comptes Pour la génération des à-nouveaux et l’affectation du résultat, il est possible de définir les comptes utilisés par défaut pour les comptes : d’ouverture, de bénéfice et de perte. Un contrôle permet de vérifier que les comptes définis existent bien.Onglet Préférences Permet d’accéder au volet Préférences. Ce volet permet d’adapter le programme à vos habitudes de travail. 5. Onglet Ajustement lettrage Permet d’accéder au volet Ajustement lettrage. Ce volet permet le paramétrage de toutes les données nécessaires au lettrage des divers comptes de tiers. Equilibre devises Cette zone existe uniquement dans la version 100 Pack +. Elle vérifie l’équilibre des lignes exprimées en devises, à savoir : Montant en devise * Cours de la devise = Montant en monnaie de tenue de comptabilité. La zone à liste déroulante propose quatre actions en cas de déséquilibre : • Non : aucune correction n’est effectuée. C’est la valeur proposée par défaut par le logiciel. • Afficher un message d’alerte : aucune modification n’est effectuée, mais un message s’affiche pour prévenir du déséquilibre. • Modifier le montant en devise : le montant en devise est automatiquement ajusté pour vérifier l’égalité. • Modifier le cours de la devise : le cours est recalculé pour conserver les montants en devises et les montants en monnaie locale. Affectation analytique Cette zone permet de définir le traitement que le logiciel doit effectuer en saisie d’écritures sur les comptes faisant l’objet d’une répartition analytique par défaut. La ventilation peut être : • Manuelle : la ventilation se fait manuellement lors de la saisie. • Automatique : la ventilation analytique s’opère automatiquement dès qu’une ligne d’écriture comportant une ventilation analytique par défaut est validée. • Après confirmation : la fenêtre Saisie analytique s’affiche avec la répartition par défaut et il vous est demandé de la confirmer. Pour ces trois options, la fenêtre de saisie analytique n’apparaît que si l’option Saisie analytique est cochée au niveau du journal et du compte. Ventilation des quantités/devises La zone à liste déroulante propose les choix suivants : • Non : le logiciel n’effectue aucune vérification de la ventilation analytique, que ce soit en quantité ou en devises. De ce fait, l’utilisateur peut, au choix et ponctuellement, effectuer manuellement une répartition en quantité ou en devises. • Quantité : le contrôle est automatiquement effectué sur la zone Quantité qui doit être ventilée à 100% sur les cinq premiers plans analytiques. • Devise : le contrôle est automatiquement effectué sur la zone Montant devise qui doit être ventilée à 100% sur les cinq premiers plans analytiques. Numéro de pièce règlement Cette zone permet lors de la génération des règlements de stocker le numéro du chèque dans une des zones suivantes : • Numéro de pièce : le « 1er numéro » précisé dans la fenêtre de génération des règlements est placé dans la colonne Numéro de pièce du journal de banque choisi pour le règlement. Ce numéro est bien sûr incrémenté pour chaque ligne de règlement. • Référence pièce : le logiciel numérote la pièce automatiquement en fonction du journal. De ce fait, la facture perd sa référence d’origine, mais le journal conserve sa numérotation automatique. • Libellé : le numéro de chèque est indiqué dans les premiers caractères du libellé. Ce dernier est ensuite complété par le libellé d’origine ou le libellé automatique selon le choix de l’utilisateur. Appel des tiers La zone à liste déroulante propose les choix suivants pour la saisie des tiers en saisie des journaux : • Sur le numéro : lors de la saisie, les tiers sont affichés triée sur le Numéro (valeur par défaut). • Sur l’intitulé : lors de la saisie, la liste des tiers est affichée triée sur la zone Classement. Appel des sections La zone à liste déroulante propose les choix suivants pour la saisie des sections analytiques en saisie des journaux : • Sur le numéro : lors de la saisie, les sections sont affichées triée sur la zone Numéro (V.P.D.). • Sur l’intitulé : lors de la saisie, la liste des sections est affichée triée sur la zone Classement. Ouverture compte en saisie Si cette option est cochée, le programme autorise la création d'un compte en cours de saisie d'un journal. Dans ce cas, tapez le radical du compte à créer suivi de ? pour accéder directement à la fiche de création d'un compte. Extourne/annulation en négatif Cochez cette case d’option pour permettre de contre-passer les écritures en négatif par la fonction Visualisation d’une pièce. Suppression après validation Cochez cette option pour autoriser la suppression d'une écriture (ou plusieurs) dans le journal tant que celui-ci n’a pas été clôturé. Après une clôture, partielle ou totale, la suppression d'une écriture (enregistrée sur la période clôturée) devient impossible même si cette case est cochée. 6. Onglet Communication Permet d’accéder au volet Communication. Ce volet permet d’enregistrer des informations générales concernant le transfert des données. 7. Onglet / Bouton Fiscal Permet d’accéder au volet Fiscal. Ce volet permet d’enregistrer toutes les informations relatives aux déclarations de taxes. 8. Onglet Options Permet d’accéder au volet Options. Ce volet regroupe des informations générales à renseigner avant toute utilisation du programme. Les options paramétrables sont : • les champs statistiques tiers : ils sont utilisés pour réaliser des sélections lors des impressions, • les codes interbancaires ou codes AFB : ces codes, édictés par l'Association Française des Banques (AFB) permettent d'identifier le type d'opération figurant dans les relevés ou extraits de compte (chèques payés, remise chèques sur place, virements émis …), • les codes risque : ils reflètent la solvabilité ou l’insolvabilité potentielle d’un client, • les devises : cette option permet de pré enregistrer les données relatives aux devises utilisées lors des transactions avec vos clients et fournisseurs, • les filtres de révision : cette option est accessible uniquement si un fichier expert est ouvert, • les informations libres : cette option permet d’ajouter aux fiches des comptes généraux, des comptes de tiers des sections analytiques et des écritures générales, des informations complémentaires personnalisées, • les modes de règlement : ils sont utilisés dans les comptes de tiers pour enregistrer le mode de règlement habituel des clients et présélectionner un mode de règlement par fournisseur ; ils sont également accessibles en saisie des écritures, • les motifs de rejet : ils codifient les différents cas de rejet des opérations bancaires, • les natures de compte : elles regroupent des comptes de même nature et permettent un contrôle de la cohérence des écritures saisies, ainsi que des automatismes de saisie suivant le type de journal mouvementé, • les niveaux d'analyse : ils permettent d'établir une classification des dépenses indépendante des plans et sections analytiques, ainsi que des champs statistiques, • l’organisation : cette option permet de définir les colonnes que l'on souhaite voir à l'affichage dans les fenêtres du menu Traitement, • les pays : cette option vous permet d’enregistrer les différents pays avec lesquels vous êtes en relation, • les périodes de rappel : elles permettent d'éditer des commentaires, en fonction du nombre de jours de retard de paiement des clients, lors de l'édition des lettres de relance et permettent des sélections dans la commande Rappels/Relevés clients, • les plans analytiques : un plan analytique regroupe un ensemble de sections analytiques, • le service des contacts : cette option permet de définir une liste de type de contact entièrement paramétrable par l'utilisateur et donc adaptée à la structure de votre entreprise, • la structure des banques : cette option correspond à la codification des RIB et contrôle de clé, • les types de tiers : ils permettent le rattachement des comptes généraux aux comptes de tiers ou leur création automatique (lorsqu'ils n'existent pas). La liste des options est classée par ordre alphabétique d’intitulé. Cette première liste est fixe, vous ne pourrez ni ajouter, ni supprimer ou modifier les éléments contenus. Vous pouvez déplacer le curseur dans cette liste au moyen des touches BAS ou HAUT. Pour descendre dans la hiérarchie des options, cliquez deux fois sur l’option retenue. La liste des sous-options vous est alors proposée. Exemple Les Champs statistique tiers donnent encore accès à un niveau inférieur, procédez de la même façon pour l’atteindre. Remontez dans la hiérarchie des niveaux en cliquant sur le titre de la liste et en choisissant l’option souhaitée. Pour ajouter une sous-option, cliquez sur une ligne vide puis tapez la désignation et les informations dans les zones en bas de la fenêtre. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation ou validez par la touche ENTRÉE. Pour une modification, cliquez sur l’option en question. Ses caractéristiques s’affichent alors dans les zones de saisie, à droite de la liste. Après correction, cliquez sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation. Pour supprimer une option existante, cliquez dessus puis sur le bouton Supprimer de la barre d’outils Navigation. Si le contenu de l'option donne accès à des sous-options, celles-ci devront être préalablement supprimées. Attention ! La correspondance entre un élément d’un des fichiers de structure et une option s’effectue selon l’ordre des listes d’option. Par conséquent, si vous modifiez l’ordre d’une liste d’options après leur affectation à certains éléments, ceux-ci ne seront plus associés à leur option d’origine. Rappelons que l'impression des options s'effectue à l'aide de la commande Rechercher de la barre d’outils Navigation. CONFIGURATION SYSTEME ET PARTAGE Cette commande permet d’obtenir des informations sur le système de l’ordinateur et sur l’utilisation du programme en réseau. Cette commande permet : • d'obtenir des informations sur les fichiers ouverts, • de connaître les utilisateurs connectés au dossier comptable, si ce dernier est utilisé en réseau, • de donner l'accès, toujours dans le cas d'un fonctionnement en réseau, à une messagerie entre les différents utilisateurs des programmes de la ligne 100. Vous pouvez également y accéder par le bouton Configuration système et partage de la barre d’outils Standard. Le volet Configuration système fournit des informations sur les différents fichiers utilisés. La zone à liste déroulante permet d’obtenir ces informations pour les deux fichiers qu'il est possible d'ouvrir en comptabilité : le fichier comptable et éventuellement le fichier expert si vous détenez la version PACK+. Fichier Nom du fichier comptable en cours d'utilisation. Stockage Dossier et éventuellement sous-dossier dans lequel est enregistré le fichier. Taille Taille du fichier exprimée en Kilo-octets. Dispo (Disponible) Nombre de Kilo-octets encore disponibles pour le fichier. % disponible Pourcentage de place disponible dans le fichier par rapport à sa taille totale. Mode d’accès Cette zone indique, selon le cas : • Accès non client / serveur : le poste de travail n'est pas configuré pour fonctionner en réseau avec Serveur 100, • Accès client / serveur : le poste de travail est configuré pour pouvoir se connecter à un serveur et fonctionner en réseau via Serveur 100. Serveur Désignation et version du programme Serveur 100 utilisé. Si aucun serveur n'est utilisé, cette zone est vide. Utilisateur(s) en cours Cette zone affiche le nombre d'utilisateurs connectés au fichier en cours. L'utilisateur étant lui-même compris dans ce nombre, la valeur affichée est au minimum de 1. AUTORISATIONS D’ACCES Toutes les commandes utilisées par le fichier de comptabilité (et par le fichier expert pour les utilisateurs de la version Pack +) peuvent être protégées individuellement à l’exception des commandes ci-dessous : • Nouveau, • Ouvrir, • Fermer, • Quitter, • toutes les commandes du menu Edition, • toutes les commandes du menu Fenêtres. De plus, les commandes du menu Structure font l’objet d’une protection particulière. Cette protection s’étend à des fonctions paramétrées à divers endroits du programme. Exemple Les comptes généraux peuvent être protégés à deux niveaux. Par le menu Structure : Faites un double-clic sur l’intitulé du menu Structure : la liste des commandes qui le compose apparaît. Vous pouvez alors interdire l’écriture et la lecture de l’ensemble du fichier des comptes généraux. Par la commande Plan comptable : Faites un double-clic sur l’intitulé de la commande Plan comptable proposée plus bas dans la liste : la liste des fiches de paramétrage d’une fiche compte apparaît. Vous pouvez alors interdire l’écriture et la lecture d’une ou plusieurs fiches. Toutes ces particularités seront détaillées ci-dessous. Les commandes disposant de plusieurs volets offrent deux possibilités de protection : • la protection peut être définie pour la commande elle-même (exemple : vous interdisez l’accès aux fiches des comptes tiers), • un ou plusieurs volets de la commande peuvent être protégés individuellement (exemple : vous interdisez l’accès au volet Complément de la fiche tiers). Accès Cette information est positionnée par défaut sur Mono-utilisateur. Elle ne concerne pas, à proprement parler, la protection du fichier mais son fonctionnement en réseau. Si vous ne travaillez pas en réseau sur Sage Comptabilité 100, laissez-la sur Mono-utilisateur. Si vous travaillez en réseau, consultez la documentation fournie avec Sage Serveur 100. Si vous utilisez la comptabilité en réseau avec le serveur, paramétrez cette zone sur Multi-utilisateurs. En tant qu'administrateur, ne laissez qu'à vous seul la possibilité d'accéder à cette commande. Vous pourrez ainsi, en revenant sur mono-utilisateur, interdire temporairement l'accès à la comptabilité le temps de modifier un paramétrage (modèle de saisie par exemple). Si vous tentez de revenir en mono-utilisateur alors que d'autres utilisateurs sont encore connectés, un message vous en informera et la commande sera ignorée. Si, à la suite d’une panne de courant survenue en cours d’utilisation de Sage Comptabilité, le programme refuse d’ouvrir un fichier comptable, (ou un fichier expert) en affichant un message du genre "Ce dossier est déjà ouvert. Veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance", il vous faudra lancer le programme Sage Maintenance afin de refermer ces fichiers. Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur la manière de procéder. Liste des niveaux Zone affichant la liste des niveaux déjà créés. Niveau Pour autoriser certains utilisateurs à ne consulter ou renseigner que certaines commandes ou à interdire la suppression de leurs éléments, il vous faut en premier lieu créer un niveau d’accès puis lui affecter un mot de passe et enfin autoriser à ce niveau d’accès les commandes qui lui sont permises. Un niveau est proposé par le programme, le niveau Administrateur. Il a accès à toutes les commandes et ne peut être supprimé. Il n’a pas de mot de passe par défaut. Un niveau d’accès dont la désignation et le mot de passe doivent être saisis par l’administrateur (31 caractères alphanumériques pour la désignation du niveau) est affecté à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs pour lesquels il autorise l’utilisation de certaines commandes ou bien seulement leur consultation ou encore il interdit la suppression des éléments déjà saisis. Dès l’instant où vous avez créé un niveau d’accès (autre que le niveau Administrateur), le programme vous demande de saisir un mot de passe lors de l’ouverture du fichier ainsi protégé. Si vous oubliez d’affecter un mot de passe au niveau Administrateur, vous pourrez accéder au fichier comptable simplement en cliquant sur le bouton OK ou en validant lorsque le mot de passe vous sera demandé. Rappelons que le niveau Administrateur ne peut être ni modifié ni supprimé. Vous pouvez seulement lui attribuer un mot de passe. Ce niveau donne accès à toutes les commandes du programme. 1. Pour créer un niveau, cliquez sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation. Avant de créer un niveau et de lui affecter un mot de passe, prenez garde à donner également un mot de passe au niveau Administrateur car sinon vous ne bénéficierez d’aucune protection sur l’accès à vos fichiers (voir les renseignements donnés sur ce point pour la zone suivante). 2. Pour supprimer un niveau, sélectionnez-le en cliquant sur sa ligne puis cliquez sur le bouton Supprimer de la barre d’outils Navigation. Mot de passe Il se compose de quatre caractères alphanumériques au maximum. Le programme fait la différence entre les majuscules et les minuscules. Il n’existe aucun mot de passe par défaut. Les mots de passe affectés à chaque niveau doivent être différents les uns des autres. 1. Pour supprimer un mot de passe, faites-le s’afficher dans sa zone en cliquant sur le niveau correspondant, pressez la touche RET. ARR. puis enregistrez cette modification en refermant la fenêtre. 2. Pour modifier un mot de passe, cliquez sur la ligne du niveau correspondant dans la liste, tapez un nouveau mot de passe par dessus l’ancien et cliquez sur le bouton Ajouter. Vous pouvez aussi simplement refermer la fenêtre. Si, d’une part, vous n’affectez aucun mot de passe au niveau Administrateur (ou si vous supprimez ce mot de passe), et si, d’autre part, vous avez créé un niveau d’utilisateur avec mot de passe, le programme affiche dans tous les cas la fenêtre de saisie du mot de passe lors du lancement du programme. Si, dans ce cas, vous cliquez sur le bouton OK, vous aurez alors accès à toutes les commandes du programme (normalement réservées au niveau administrateur). Vous comprenez ainsi l’intérêt qu’il y a de donner également un mot de passe au niveau Administrateur. Confirmation Il se compose de 4 caractères alphanumériques maximum représentés à l’écran par des *. Le programme fait la différence entre les majuscules et les minuscules. Toute saisie dans la zone Mot de passe doit obligatoirement être validée dans cette zone. Le non respecte de cette procédure déclenche une message d’alerte. Fonctions Cette liste présente tous les menus et toutes les commandes qui peuvent être protégés (voir la liste des commandes qui ne peuvent être protégées et celles qui peuvent l’être). A la suite des menus sont disposées toutes les commandes possédant des volets que l’on peut protéger individuellement. Le maniement est identique pour les menus et pour les commandes. Prenez soin de vérifier que le niveau d’accès auquel vous voulez autoriser ou interdire l’accès à certaines commandes soit bien sélectionné dans la liste des niveaux avant d’effectuer les paramétrages dans cette liste. Lorsque vous aurez précisé toutes les fonctions interdites ou autorisées à la consultation ou à la saisie, refermez simplement la fenêtre. Ceci enregistre toutes les modifications. Pour "ouvrir" un menu ou une commande et avoir accès à ses commandes ou à ses volets, il faut cliquer deux fois sur son nom ou sur le symbole qui le / la précède. Agissez de la même façon pour le / la refermer. Pour interdire l’accès à une commande, cliquez deux fois sur son nom. Le signe plus (+) qui la précède se transforme alors en signe moins (-). Procédez de façon similaire pour l’autoriser à nouveau. Une commande interdite apparaît estompée dans son menu. Dans les menus les commandes protégées apparaissent de la façon suivante : • la protection en écriture d’une commande est symbolisée par un crayon barré, • une commande protégée en consultation est grisée (ou estompée). Si un ou plusieurs volets d’une commande sont protégés, ils disparaissent de la fiche. Boutons Privilèges Certaines commandes des menus Fichier, Structure et Traitement peuvent être saisies, modifiées et / ou consultées. Elles comportent sur leur ligne un symbole qui peut prendre différentes formes. Lorsque vous en sélectionnez une, les boutons Privilèges deviennent actifs et utilisables. Il en est de même pour les volets de certaines commandes. Les trois boutons Privilèges portent les désignations suivantes (de gauche à droite) : • Interdit en suppression, • Interdit en écriture, • Interdit en lecture. Les éléments ainsi protégés comportent, en face de leur intitulé une icône précisant le degré de protection qui leur a été affecté : • commande ou volet autorisé à la consultation et à la modification, • commande ou volet autorisé à la consultation seulement, • commande ou volet interdit à la consultation et à la modification, • commande ou volet dont la suppression est interdite, • commande dont l’utilisation est possible, • commande dont l’utilisation est impossible. MENU STRUCTURE 1. Plan Comptable Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan comptable. Cliquer sur le bouton Plan comptable de la barre d’outils Comptabilité générale revient à activer cette commande. Lorsque vous la lancez, la liste des comptes créés apparaît. Pour accéder directement à la création d’une fiche de compte général, cliquez sur le bouton Créer un compte général de la barre d’outils Comptabilité générale. Pour atteindre la fiche d’un compte précis, cliquez sur le bouton Atteindre un compte général de la barre d’outils Comptabilité générale. 2. Plan analytique Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les sections pour chaque plan analytique défini. Cliquer sur le bouton Plan analytique de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire revient à activer cette commande. La liste des sections analytiques s’affiche. Le bouton Créer une section de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire donne un accès direct à la fenêtre de saisie d’une section analytique. Le bouton Atteindre une section de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire ouvre la fenêtre de la commande Atteindre en la pré-paramétrant pour la recherche d’une section analytique. Le bouton Générer lance l’assistant de génération des sections analytiques uniquement dans le cas de plans structurés. 3. Plan Reporting Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan reporting. Cliquer sur le bouton Plan reporting de la barre d’outils Comptabilité générale revient à activer cette commande. Lorsque vous la lancez, la liste des comptes créés apparaît. Le plan reporting permet d’obtenir une représentation du plan comptable général selon un axe parallèle. Par exemple, pour la communication des bilans et comptes de résultat à la société mère implantée dans un pays étranger. Pour refléter le plus possible la réalité, il est recommandé d’affecter à chaque compte général un compte reporting. 4. Plan Tiers Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan tiers. Cliquer sur le bouton Liste des tiers de la barre d’outils Gestion des tiers revient à activer cette commande. Cliquer sur le bouton Créer un tiers de la barre d’outils Gestion des tiers pour accéder directement à une fiche permettant la création d’un compte de tiers. Pour une modification ou une consultation, notez que le bouton Atteindre un tiers de la barre d’outils Gestion des tiers ouvre la fenêtre de la commande Atteindre de la barre d'outils Navigation en la pré-paramétrant pour la recherche d’un compte tiers. Lorsque vous lancez cette commande, la liste des comptes créés apparaît. 5. Taux de Taxe Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les taux de taxe. Cliquer sur le bouton Liste des taux de taxes de la barre d’outils Comptabilité générale revient à activer cette commande. Cette commande permet d’affecter à des comptes du plan général les taux de TVA et les taux de TP (taxe parafiscale) que vous utilisez dans votre comptabilité. 6. Code Journaux Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les codes journaux. Cliquer sur le bouton Liste des codes journaux de la barre d’outils Comptabilité générale revient à activer cette commande. Elle permet le paramétrage des journaux qui seront utilisés en saisie des écritures. 7. Code Journaux Analytiques Cette commande permet de paramétrer des journaux de type OD analytique destinés à l'enregistrement des écritures analytiques pures. Cliquer sur le bouton Liste des codes journaux analytiques de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire revient à activer cette commande. 8. Banques Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les coordonnées des différents établissements bancaires de la société. Cliquer sur le bouton Liste des banques de la barre d’outils Comptabilité générale revient à activer cette commande. 9. Modèles Cette commande permet de gérer les modèles de saisie d'écritures, les grilles de ventilation types, les modèles de règlement, les modèles de saisie d'écritures d'abonnement. Cette commande ouvre un sous-menu. Les modèles de saisie d'écritures permettent de paramétrer et automatiser toutes les saisies les plus courantes en réduisant au strict minimum les frappes au clavier. Les modèles de grilles permettent de pré enregistrer des grilles de ventilation qui pourront être utilisées pour définir la répartition analytique par défaut des comptes généraux et pour répartir le budget associé à un compte, lors du paramétrage des modèles de saisie analytiques, en saisie analytique ou encore lors d'une recherche. Les modèles de règlement permettent de pré enregistrer l'ensemble des modalités de règlement généralement pratiquées par votre société. Les modèles d'abonnement permettent de pré enregistrer les contrats d'abonnements contractés par la société. TRAITEMENTS Ce menu permet d’effectuer les opérations suivantes : • La visualisation et la sélection d’une liste de journaux / période, • la saisie des mouvements sur les journaux, • l’impression et la clôture des journaux, • l’interrogation des comptes, le pointage, le lettrage et l’équilibrage des mouvements, • le suivi des extraits de compte, • le rapprochement bancaire entre mouvements et relevés, • le règlement des tiers (clients et fournisseurs), • les rappels/relevés clients, • la réévaluation des dettes et créances en devises (uniquement en version Pack +), • la révision par cycle, • la recherche des écritures, • la génération des écritures d'abonnement, • la compaction de l’historique, • les opérations de fin d'exercice : génération des à-nouveaux, report des budgets, clôture de l'exercice, édition des états de clôture et suppression du premier exercice. Saisie des écritures Une fenêtre de sélection permet une saisie rapide et simplifié d'un journal / période. Par défaut le programme propose à l'ouverture du fichier comptable : • pour le code journal, le premier de la liste, • pour la période, à le mois en cours lorsque la date du jour est incluse dans l'exercice en cours, à le premier mois de l'exercice en cours lorsque la date du jour est antérieur à l'exercice en cours, à ou enfin le dernier mois de l'exercice en cours lorsque la date du jour est postérieur à l'exercice en cours. Exemple 2 exercices sont créés dans le fichier comptable : N du 01/01/N au 31/12/N N+1 du 01/01/N+1 au 31/12/N+1 Selon la date système, la période est positionnée sur : Lors d'un retour à la fonction au cours d'une même session, le code journal et la période proposés par défaut sont les derniers sélectionnés. Le titre de la fenêtre de saisie rappelle l'intitulé du journal et la période sélectionnée. Cette fenêtre est accessible soit à partir de la fonction Journaux de saisie (les zones Journal et Période sont alors prépositionnées), soit à partir de la fonction Saisie des écritures (les zones Journal et Période sont alors à renseigner). Lorsque vous choisissez un journal sur une période autorisée en saisie, le curseur se positionne dans la première zone de saisie. Le programme n'autorise pas la saisie dans les cas suivants : • l'exercice est clôturé, • le journal a fait l'objet d'une procédure de "clôture totale". • le type de journal n'est pas autorisé en saisie pour l'utilisateur concerné (commande Fichier / Autorisations d'accès). 1. Saisie par pièce Cette commande du menu Traitement permet une saisie par pièce des écritures. La saisie par pièce bénéficie des automatismes de la saisie des journaux par période : • Vérification de l’équilibre avant validation, • Création automatique des échéances en cas de règlements multiples, • Ventilation analytique automatique, • Génération automatique des registres-taxes. La fenêtre de saisie par pièce s’ouvre. Elle est adaptée au mode en cours : • Ajout d’une pièce, • Modification d’une pièce. Ce bouton vous permet de passer d’un mode à l’autre. Lors du changement de mode, vous perdez toutes les données non enregistrées, excepté pour les modifications de devise. Le bouton Appeler un libellé ouvre la liste et propose la sélection d'un des libellés automatiques enregistrés dans la commande Structure / Libellés. Ce bouton est accessible uniquement en mode Modification. Cliquez sur la ligne à supprimer puis sur le bouton Supprimer. Rappelons que le mode de confirmation des suppressions est paramétré sur le volet Fichier / A propos de… / Préférence. Bouton Equilibrer Cette fonction permet de demander au programme de reporter le solde de la pièce en cours dans le montant débit ou crédit de l’écriture en cours de saisie. Bouton Lettrage en saisie Cette fonction est accessible en saisie de tous les types de journaux excepté les journaux de type Situation. En cliquant sur ce bouton, vous accéderez à la fenêtre de Visualisation des écritures à régler pour le tiers sélectionné. Cette fonction a deux objectifs : • pointer les règlements avec les factures afin d'associer le lettrage entre ces écritures, • si vous avez demandé la gestion des registres de taxes dans le volet Fichier / A propos de... / Paramètres, le programme générera automatiquement les registres de trésorerie correspondants, à partir des registres d’achat ou de vente. Si vous gérez la TVA sur encaissements via les registres, il est impératif d'utiliser ce bouton pour associer le règlement en cours de saisie avec la ou les factures. De cette façon le registre trésorerie sera mis à jour et permettra le calcul des bases et montants de TVA. En cas de lettrage en saisie, l’application génère un registre sur la ou les lignes concernées mais non sur la pièce. Le lettrage s’effectue uniquement dans les cas suivants : • La combinaison n° compte tiers / n° compte général doit être identique, • Aucune ligne pré-sélectionnée ne doit être supprimée par un autre utilisateur, • Aucune ligne ne doit être lettrée par un autre utilisateur. Les lignes d’écritures saisies sont enregistrées dans un fichier temporaire avant la validation. Plusieurs utilisateurs peuvent ainsi se connecter en même temps . L’enregistrement ne peut s’effectuer si le journal par période est ouvert par plusieurs utilisateurs. 2. Journaux de saisie Cette commande permet de visualiser et d’enregistrer les mouvements sur les journaux. Cliquer sur le bouton Journaux de saisie de la barre d’outils Comptabilité générale revient à activer cette commande dans le menu Traitement. Pour accéder à la fenêtre de saisie directement sur un journal choisi, cliquez sur le bouton Atteindre un journal de la barre d’outils Comptabilité générale et procédez aux sélections souhaitées. Le programme permet d'enregistrer des mouvements simples ou : • avec ventilations analytiques, • mono ou multi-échéances, • avec devises, • avec calcul des taxes (TVA et taxes parafiscales) automatique. La saisie peut être réalisée "manuellement" ou à l'aide des modèles de saisie créés dans la commande Structure / Modèles de saisie ou à partir d’une autre écriture. Cette commande permet en outre de modifier les écritures et de les imprimer. 3. Saisie classique d’un mouvement La saisie classique d’un mouvement fait appel à toutes les possibilités déjà décrites pour chaque zone du journal. Nous vous invitons à vous y reporter pour connaître le détail des possibilités offertes : • numérotation des lignes si vous en avez demandé l'affichage dans les options du fichier, • insertion de date automatique puisque le programme propose celle du mouvement précédent, • numérotation automatique des pièces conformément au paramétrage du journal utilisé, • appel d’un compte (général et/ou de tiers) en tapant les premiers caractères de son numéro, • mention automatique du compte de contrepartie, • insertion automatique des libellés, • insertion automatique de l’échéance si la saisie de cette dernière est demandée sur la fiche du compte mouvementé, • calcul automatique du montant en euro, produit du montant de la devise par la parité, • calcul automatique du montant de la TVA ou des taxes parafiscales, • équilibrage automatique du mouvement, • ventilation de la ligne sur les sections analytiques si cette possibilité a été prévue dans le journal et le compte, • affectation automatique ou après confirmation d'un registre taxe. 4. Saisie analytique Si vous utilisez la comptabilité analytique, c’est-à-dire si vous avez paramétré des plans analytiques dans les options de la commande Fichier / A propos de…, ainsi que des sections analytiques dans la commande Structure / Plan analytique, vous pouvez ventiler les lignes saisies dans les journaux sur les sections analytiques. La saisie analytique n'est possible que sur : • les journaux pour lesquels la saisie analytique est demandée : l’option Saisie analytique est cochée dans la fenêtre du code journal (commande Structure / Code journal) ; • les comptes généraux déclarés ventilables sur leur fiche principale : l’option Saisie analytique est cochée. Il est également possible de leur affecter une ventilation analytique par défaut. Dans la fenêtre de saisie du journal, le bouton Saisie analytique (sur le bord inférieur de la fenêtre) permet de réafficher la fenêtre des ventilations analytiques déjà enregistrées sur une ligne (dans la liste des écritures, le numéro de compte est affiché en caractères gras). Sélectionnez au préalable la ligne d’écriture ventilée. Selon l'option Affectation analytique de la fiche A propos de … / Préférences, le comportement suivant est observé : Automatique : les écritures analytiques sont générées selon la ventilation analytique définie au niveau du compte général. Dans le cas contraire, ou en cas de déséquilibre de la ventilation, la fenêtre Saisie analytique est affichée. Après confirmation : la fenêtre de ventilation s’ouvre avec par défaut la répartition définie dans le compte général. Dans ce cas validez ou modifiez la ventilation analytique. Manuelle : la fenêtre de ventilation s’ouvre sans aucune répartition par défaut. 5. Utilisation d’un modèle de saisie Il est possible d’enregistrer des écritures dans les journaux de la comptabilité en utilisant les modèles de saisie que vous avez définis dans la commande Structure / Modèles de saisie ou à partir d’une autre pièce. Pour appeler un modèle de saisie depuis un journal, cliquez sur le bouton Appeler un modèle de saisie. La liste des modèles enregistrés apparaît. Cochez l’option Conserver ce modèle après validation si vous souhaitez que le programme ouvre de nouveau le modèle après validation de la saisie. Ceci vous évitera d’avoir à le sélectionner de nouveau. Lorsque la saisie sera terminée, vous escamoterez la fenêtre du modèle par la touche ECHAP ou ESC. Pour choisir un modèle de saisie à partir de cette liste, vous pouvez : • cliquer sur sa ligne puis sur le bouton OK (ou faire un double-clic), • déplacer la zone contrastée par les touches BAS ou HAUT et valider. Vous pouvez également utiliser les raccourcis enregistrés dans la commande Structure / Modèles de saisie : maintenez enfoncées les touches CTRL et MAJ et tapez le raccourci associé ou utilisez les transferts par glissement depuis la liste des modèles de saisie du menu Structure. Lorsque le modèle est appelé, les lignes qui le composent vont occuper les zones de saisie au sommet des colonnes du journal. Si le nombre de lignes du modèle de saisie est important et si la fenêtre de saisie du journal est de petite dimension, le programme s’arrange pour toujours laisser visibles trois lignes des écritures déjà enregistrées. Si nécessaire, il n’affiche alors qu’une partie des lignes de la pièce. Une barre de défilement apparaît au droit des lignes de la pièce et le défilement automatique de ces lignes s’effectue en saisie. Le curseur se positionne automatiquement dans la première des zones que vous avez déclarées saisissables dans le modèle. Si la pièce comporte plusieurs zones de saisie, utilisez la touche TAB pour passer de l’une à l’autre (ou MAJ + TAB pour revenir en arrière). Si la zone combine valeur fixe et saisie manuelle, le curseur se positionne au bon endroit pour vous permettre de terminer la saisie. 6. Impression du brouillard L'écran de saisie permet l'impression du brouillard des écritures du journal affichées à l'écran. Lancer l'impression (ou la réimpression) du brouillard par le bouton Imprimer brouillard a le même effet que d'utiliser la commande Etat / Brouillard. Ce paragraphe ne présente qu'un résumé de cette fonction détaillée dans le Menu Etat / Brouillard. Une fois l’impression effectuée, le programme enregistre dans la colonne Position, l’icône Brouillard. Cette même icône apparaît également dans la liste des journaux. La fenêtre de sélection des écritures à imprimer est la suivante. Si vous validez cette fenêtre en l'état, le brouillard imprimé contiendra toutes les écritures de la période du journal en cours. Date saisie de / à Seules les écritures enregistrées entre les deux dates saisies et appartenant au journal ouvert seront imprimées sur le brouillard. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir Reportez-vous au « Manuel de la gamme » pour des informations sur cette commande. Date de / à Seules les écritures dont la date est comprise dans la fourchette indiquée seront imprimées sur le Brouillard. Ces dates doivent correspondre à la période du journal. Elles sont saisies sous la forme JJMMAA. Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date. Voir Reportez-vous au « Manuel de la gamme » pour des informations sur cette commande. N° pièce de / à Seules les écritures dont le numéro de pièce est compris dans la fourchette indiquée et appartenant au journal ouvert seront imprimées sur le brouillard. Impression ventilations analytiques Cette boîte à cocher est sélectionnée par défaut. Elle oblige le programme à imprimer les éventuelles ventilations analytiques qui ont pu être faites en saisie. Cliquez sur le bouton OK pour déclencher l'impression. Le bouton Annuler permet de revenir sur la fenêtre de saisie sans impression. 7. Clôture des journaux Traitement / Clôture des journaux Cette commande du menu Traitement permet de clôturer un journal ou plusieurs. Cliquer sur le bouton Clôture des journaux de la barre d’outils Comptabilité générale revient à activer cette commande. Si le Mode assistant est activé, la première fenêtre de l'assistant de clôture des journaux va apparaître. Dans le cas contraire, c'est la fenêtre Clôture des journaux qui s'ouvre. Voir Reportez vous au titre Utilisation manuelle de la fonction Clôture des journaux pour l'utilisation de la boîte de dialogue Clôture des journaux. Voir Reportez vous à la commande Fenêtre / Mode assistant pour activer ou désactiver le mode assistant. 8. Saisie par lot Traitement / Saisie par lot Cette commande du menu Traitement permet des saisies d’écritures décentralisées, notamment lors de l’utilisation du programme en réseau. Version Cette fonction est disponible sur les versions Pack et Pack +. Cette commande peut être lancée par le bouton Saisie par lot de la barre d'outils Comptabilité générale. Le principe de fonctionnement est le suivant : • l’utilisateur ouvre ou crée un fichier de saisie indépendant auquel il donne la désignation de son choix (il est conseillé d’y inclure le quantième de l’exercice correspondant) et dont l’extension est .LOT; un dossier de stockage LOT sera créé lors de l’installation du programme pour y stocker ces fichiers ; nous désignerons par fichier lot ou fichier de saisie par lot un tel fichier dans les explications qui suivent ; • il y saisit des écritures et bénéficie de toutes les opérations et facilités offertes pour la saisie classique des journaux (modèles de saisie, numéros de pièces, calcul de la TVA, etc.) ; • il réalise ensuite la mise à jour du fichier comptable de base avec les mouvements qu’il sélectionne. 9. Interrogation et lettrage / Interrogation tiers Traitement / Interrogation et lettrage Cette commande permet d’interroger un compte, de procéder au lettrage ou au pointage des écritures qui l'ont mouvementées, d’imprimer un compte. Cliquer sur le bouton Interroger ou lettrer un compte général de la barre d’outils Comptabilité générale a le même effet que d’activer cette commande. Le lettrage consiste à rapprocher les mouvements de sens opposés, c’est-à-dire les mouvements débiteurs et créditeurs, d'un compte. Vous pouvez ainsi rapprocher factures et avoirs, factures et règlements, factures et acomptes, etc. Il est particulièrement utile pour vérifier que les clients se sont acquittés de leurs dettes. Le lettrage doit donc être réalisé avant les relances clients. Le pré-lettrage permet de préparer un futur lettrage par l'affectation de lettres minuscules, sur des lignes de pièce dont les montants ne s’équilibrent pas. Si, ultérieurement, les écritures se trouvent équilibrées par l’ajout d’une ou plusieurs écritures, il faudra cliquer sur les écritures pré lettrées en minuscule ainsi que sur les nouvelles écritures puis demander un lettrage pour qu’elles se lettrent en majuscule. Le pointage permet de rapprocher temporairement des écritures qui ont une relation entre elles ou de les distinguer des autres pour une raison ou une autre. Vous pourrez par exemple pointer avec la même lettre des écritures pour lesquelles vous estimez avoir besoin de plus amples informations sur leur origine ou leur ventilation. Le lancement de cette commande ouvre la fenêtre Interrogation générale. Il est possible de lancer cette commande depuis la fenêtre de Saisie des journaux en cliquant deux fois sur une ligne ou en utilisant le bouton approprié. Dans ce cas, l'historique du compte mouvementé sur la ligne s’affiche. Elle est par ailleurs accessible depuis la fiche du compte (commande Plan comptable), en cliquant sur le bouton Interrogation et lettrage. Si l'écriture comporte un compte tiers, la fenêtre d'interrogation des tiers s'ouvrira par un double-clic. Traitement / Interrogation tiers Cette commande permet d’interroger un compte tiers, de procéder au lettrage ou au pointage des écritures qui l'ont mouvementées, d'imprimer un extrait de compte. Cliquer sur le bouton Interroger ou lettrer un tiers de la barre d’outils Gestion des tiers revient à activer cette commande. Son fonctionnement est rigoureusement identique à celui de la commande Interrogation et lettrage d’un compte général, mais porte sur les comptes de tiers. Aussi nous n’en reprenons pas ici le détail. Voir Le Menu Traitement / Interrogation et lettrage. La seule particularité de cette comman
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